বাংলাদেশ সরকারের সচিবালয় নির্দেশমালা-২০১৪ অনুযায়ী ডিজিটাল নথি নাম্বার প্রণয়ন করা হয়েছে। সরকারি দপ্তর সমূহে প্রচলিত ই-নথি বা ডি-নথি সিস্টেমে এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে জেনারেট হয়ে যায়। তো আজকের আলোচনায় আমরা ডিজিটাল নথি নাম্বারের গঠন প্রক্রিয়া এবং কোড সমূহের বিশ্লেষন সম্পর্কে জানবো।
ডিজিটাল নথি নাম্বার গঠন প্রক্রিয়া
সচিবালয় নির্দেশমালা ২০১৪ অনুযায়ী ডিজিটাল নথি নাম্বারে ৭ টি কোড, ৭ টি ফুলস্টপ (.) এবং সর্বোচ্চ১৮ টি ডিজিট রয়েছে। ১৮ টি ডিজিটের গঠন প্রক্রিয়া নিম্নরূপ:
১ম ভাগ
দুই অঙ্ক বিশিষ্ট মন্ত্রণালয়ের কোড ১ম ভাগে বসবে। জনপ্রশাসন মন্ত্রণালয় কর্তৃক প্রণীত মন্ত্রণালয়ের কোড বিন্যাস নিচে দেয়া হলো:
২য় ভাগ
মন্ত্রণালয়ের আওতাধীন বিভাগ/দপ্তর, স্বায়িত্বশাসিত সংস্থা, কমিশন প্রভৃতির জন্য বরাদ্দকৃত ২ ডিজিটের কোড ২য় ভাগে বসবে।
৩য় ভাগ
৩য় ভাগে ৪ ডিজিটের জিওগ্রাফিক কোড বসবে। যে সমস্ত বিভাগের জেলা এবং উপজেলা পর্যায়ে অফিস রয়েছে তাদের জন্য প্রথম ২ ডিজিট জেলার এবং পরের ২ ডিজিট উপজেলার জন্য প্রযোজ্য কোড বসবে। কোন জিওগ্রাফিক কোড প্রযোজ্য না হলে জিরো দিয়ে পূরণ করতে হবে। এখানে বাংলাদেশ পরিসংখ্যান ব্যুরো কর্তৃক প্রকাশিত জিওগ্রাফিক কোড ব্যবহার করা হবে।
৪র্থ ভাগ
কোন প্রতিষ্ঠানের/বিভাগের অধিনস্থ শাখা/ডিপার্টমেন্ট এর কোড ৪র্থ ভাগে বসবে। এটি ৩ অংক বিশিষ্ট। সাংগঠনিক কাঠামো অনুযায়ী প্রশাসন ডিপার্টমেন্ট উক্ত কোড এসাইন করবে।
৫ম ভাগ
বিষয়ভিত্তিক কোড বিন্যাস ৫ম ভাগে বসবে। এক্ষেত্রে সচিবালায় নির্দেশমালা অনুযায়ী বিষয়ভিত্তিক কোডসমূহ অনুসরন করতে হবে। এটি ২ ডিজিটের। বর্ণিত বিষয় ছাড়াও অন্য কোন বিষয় নথিভূক্ত করতে হলে সর্বশেষ ব্যবহৃত নাম্বারের পরে নতুন একটি নাম্বার প্রদান করার প্রয়োজন হবে।
৬ষ্ঠ ভাগ
এই ভাগে তিন অংক বিশিষ্ট নথির ক্রমিক সংখ্যা বসবে। প্রতি বৎসর বিষয়ভিত্তিক নথির ক্রমিক সংখ্যা ০০১ থেকে শুরু হবে।
৭ম ভাগ
সর্বশেষ ৭ম ভাগে সনের শেষ ২ ডিজিট বসবে। যেমন ২০২২ সালের ২২ বসবে।
