সরকারি দপ্তর, পরিদপ্তর, স্বায়ত্বশাসিত প্রতিষ্ঠানসমূহে দৈনন্দিন দাপ্তরিক কার্যাবলিতে নথি তৈরী বা নথি উপস্থাপন একটি স্বাভাবিক বিষয়। ই-নথি বা ডি-নথি সিস্টেমে নথি তৈরি ছাড়া আসলে কোন কাজই করা যায় না। একটি পত্র জারি করতে হলেও একটি নথি তৈরি করার প্রয়োজন হয়। সচিবালয় নির্দেশমালা-২০১৪ অনুযায়ী দাপ্তরিক কার্যাবলি সম্পাদনের জন্য এ সমস্ত নথি ০৪ (চার) ধরনের হয়ে থাকে। উল্লেখ্য, ই-নথি বা ডি-নথি তে নথি তৈরি করলে ডিজিটাল নথি নাম্বার স্বয়ংক্রিয়ভাবে সংযুক্ত হয়ে যায়। আজকের আলোচনায় নথি শ্রেণির সম্পর্কে আলোচনা করা হয়েছে।
নথি শ্রেণি
সচিবালয় নির্দেশমালা-২০১৪ অনুযায়ী নথি সংরক্ষণের স্থায়ীত্বের আলোকে ০৪ (চার) শ্রেণিতে বিভাজন করা হয়েছে।
ক-শ্রেণির নথি
ক-শ্রেণির নথি একটি স্থায়ী রেকর্ড। যে সমস্থ নথির উপযোগিতা সবসময় বিদ্যমান সেগুলো ক-শ্রেণির নথির আওতাভূক্ত হবে। যেমন আইন-কানুন , বিধি , প্রবিধি সংক্রান্ত আলোচনা বা আদেশ সংক্রান্ত নথিসমূহ এ শ্রেণির আওতাভূক্ত হবে। রাস্ট্রীয় দলিলাদি, বৈদেশিক চুক্তিপত্রের নথিও এ শ্রেণির আওতাভূক্ত হবে। স্বায়ত্বশাসিত বা সেবা প্রদান সম্পকির্ত প্রতিষ্ঠানসমূহের গ্রাহক নথিও একটি স্থায়ী রেকর্ড।
খ-শ্রেণির নথি
খ-শ্রেণির নথি একটি অর্ধস্থায়ী রেকর্ড। যে সমস্থ নথির উপযোগিতা স্থায়ী নয় তথা ১০ বছর বা তদুর্ধ্ব সময়ের জন্য বহাল থাকবে সেগুলো খ-শ্রেণির নথির আওতাভূক্ত হবে। যেমন উন্নয়ন প্রকল্প, বাজেট, সরকারের নির্বাহী আদেশ সংক্রান্ত নথিসমূহ এ শ্রেণির আওতাভূক্ত হবে। তাছাড়াও গুরুত্বপূর্ণ প্রতিবেদন, কর্মকর্তা-কর্মচারিগণের সার্ভিস রেকর্ড সংক্রান্ত নথিও এ শ্রেণির আওতাভূক্ত হবে।
গ-শ্রেণির নথি
গ-শ্রেণির নথির উপযোগিতা সীমিত। সাধারণত তিন থেকে পাচঁ বছরের স্থায়ী রেকর্ডসমূহ গ-শ্রেণির আওতাভূক্ত। উদাহরণ স্বরূপ বলা যেতে পারে নিয়োগ, বদলী, প্রশিক্ষণ সংক্রান্ত নথি। তাছাড়াও ক্রয়-বিক্রয় সংক্রান্ত নথিও গ-শ্রেণির নথির আওতাভূক্ত হবে।
ঘ-শ্রেণির নথি
ঘ-শ্রেণির নথি বহুল ব্যবহৃত নথি। সাধারণত এক বছরের স্থায়ী রেকর্ডসমূহ ঘ-শ্রেণির আওতাভূক্ত। এক বছর পর এ সমস্ত নথির কোন উপযোগিতা বা প্রয়োজনীয়তা থাকে না। যেমন নৈমিত্তিক বা চিত্ত-বিনোদন সংক্রান্ত নথি। স্বল্প কালীন নথি যেমন রিকোজিশন বা চাহিদা প্রেরণ সংক্রান্ত নথিও ঘ-শ্রেণির আওতাভূক্ত হবে।
উপসংহার
সর্বোপরি নথির গুরুত্ব এবং প্রয়োজনীয়তার স্থায়িত্বকাল সম্পর্কে জেনে নথির শ্রেণি নির্ধারণ করা হলে ভবিষ্যতে নথি সংরক্ষণ সংক্রান্ত কোন সমস্যা হবে না।
