সরকারি দপ্তরসমূহে দাপ্তরিক কাজের একটি গুরুত্বপূর্ণ অংশ হলো পত্র তৈরীকরণ। এক মন্ত্রণালয় হতে অন্য মন্ত্রণালয়ের যোগাযোগ বা একই মন্ত্রণালয়ের মধ্যে আন্ত-যোগাযোগ বা সেবা প্রত্যাশীদের সাথে যোগাযোগের জন্য পত্র লেখার প্রয়োজন পড়ে। কাজের ক্ষেত্রে অনেক সময় আমরা কনফিউজড হয়ে পড়ি কি ধরনের পত্রের ফরমেট ব্যবহার করা প্রয়োজন। উক্ত পোস্টে সচিবালয় নির্দেশমালা-২০১৪ অনুযায়ী নানা ধরণের পত্র সম্বন্ধে আলোচনা করা হয়েছে। আশা করি সংশ্লিষ্টদের কাজে দিবে। ই-নথি বা ডি-নথি সিস্টেমে পত্রের খসড়া তৈরী করলে স্মারক নাম্বার হিসেবে ডিজিটাল নথি নাম্বার স্বয়ংক্রিয়ভাবে জেনারেট হয়।
সরকারি আদেশ বা বার্তা জ্ঞাপনের জন্য সরকারি পত্র ব্যবহার করা হয়। এটি একটি সরকারি নির্দেশনার আনুষ্ঠানিক মঞ্জুরিপত্র। আন্ত-মন্ত্রণালয়ের দাপ্তরিক যোগাযোগের জন্য নয়। সরকারি পত্রের নমুনা নিচে দেয়া হলো।
সরকারি পত্রের নমুনা
অফিস স্মারক (Office Memorandum)
সরকারি দপ্তরসমূহে সবচেয়ে বহুল ব্যবহৃত পত্রের ধরনটি হচ্ছে অফিস স্মারক (Office Memorandum)। আন্ত-দপ্তরে যোগাযোগ, তথ্যাদি প্রেরণ বা জবাব দেয়ার জন্য অফিস স্মারক (Office Memorandum) ব্যবহার করা হয়। নিচে এর ধরন দেয়া হলো।
অফিস স্মারক (Office Memorandum)
পরিপত্র (Circular)
একই বিষয় একাধিক প্রতিষ্ঠান বা ব্যক্তিকে পত্রের মাধ্যমে জানাতে হলে পরিপত্র ফরমেট ব্যবহার করা হয়। যেটা আসলে অনুলিপি এর মাধ্যমে করা যায়।
পরিপত্র এর নমুনা
অফিস আদেশ
একটি দপ্তরের কর্মকর্তা-কর্মচারিদের অনুসরনীয় বিষয়াদি জ্ঞাপন করার জন্য প্রশাসন ডিপার্টমেন্ট কর্তৃক জারিকৃত আদেশ। নিচে এর নমুনা দেয়া হলো।
অফিস আদেশ এর নমুনা
আধা-সরকারি পত্র (Demi-official Letter)
কোন বিষয়ে প্রাপকের ব্যক্তিগত মনোযোগ আকর্ষণের জন্য সরকারি কর্মকর্তাগণ ডিও লেটার ব্যবহার করতে পারেন। এটা অনেকসময় ব্যক্তিগত প্যাডে লেখা হয়ে থাকে।
DO Letter
অনানুষ্ঠানিক নোট (Unofficial Note)
একটি দপ্তরের অভ্যন্তরীন যোগাযোগের জন্য অনানুষ্ঠানিক নোট (Unofficial Note) ব্যবহার করা হয়। এটি সাধারণত নথির সাথে পাঠানো হয়ে থাকে।
অনানুষ্ঠানিক নোট (Unofficial Note)
অনুলিপি প্রেরণ/ পৃষ্ঠাঙ্কন (Endorsement)
কোন পত্র মূল প্রাপক ছাড়াও অন্যদেরকে অবহিত বা প্রয়োজনীয় ব্যবস্থা গ্রহণের প্রয়োজন হলে অনুলিপি প্রেরণ/ পৃষ্ঠাঙ্কন (Endorsement) ব্যবহার করা হয়।
প্রজ্ঞাপন (Notification)
আইন, অধ্যাদেশ, বিধান, প্রবিধান ইত্যাদি বিষয়াদি যেগুলি বাংলাদেশ গেজেটের মাধ্যমে প্রজ্ঞাপিত করা প্রয়োজন সেগুলি প্রজ্ঞাপন আকারে প্রকাশ করা হয়।
প্রজ্ঞাপন এর নমুনা
সিদ্ধান্ত প্রস্তাব (Resolution)
সরকারি নীতিসংক্রান্ত বিষয়াদি নিয়ে গুরুত্বপূর্ণ সিদ্ধান্ত প্রকাশ, কমিটি বা কমিশনের প্রতিবেদন প্রকাশ বা সমীক্ষার ফলাফল প্রকাশের জন্য সিদ্ধান্ত প্রস্তাব (Resolution) ব্যবহার করা হয়।
প্রেস নোট
প্রেস নোটের মাধ্যমে সরকারের কোন সিদ্ধান্ত তথ্য অধিদপ্তর এর মাধ্যমে প্রস্তুত এবং জারি করা হয়।
বিজ্ঞপ্তি
কোন বিষয়ের আহবান, ঘোষণা বা কোন বিষয় জ্ঞাত করণের জন্য বিজ্ঞপ্তি ফরমেট ব্যবহার করা হয়।
বর্তমানে অধিকাংশ দপ্তরে ই-নথি বা ডি-নথি সিস্টেমে নথি বা পত্রের কার্যাদি সম্পন্ন করা হচেছ। ই-নথি বা ডি-নথিতে পত্রের খসড়া তৈরী করলে স্মারক নাম্বার হিসেবে ডিজিটাল নথি নাম্বার স্বয়ংক্রিয়ভাবে জেনারেট হয়। ই-নথি বা ডি-নথি সিস্টেমে এসমস্ত পত্রের ফরমেট তৈরী করা আছে যা সিলেক্ট করে পত্র তৈরী এবং জারি করা যায়।